vor 2 Tagen

Executive Assistant/Office Managerin

Denise Amman & Partner AG

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Für unseren Klienten, eine Boutique Law Firm mit angeschlossenem Family Office, ansässig in stilvollen Büroräumlichkeiten an bester Lage in Zürich, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine vife und vielseitig interessierte

Executive Assistant/Office Managerin

(ohne Führungsverantwortung)

Diese Position wird neu geschaffen – somit gibt es weder festgefahrene Strukturen noch lange Entscheidungswege und Sie können Ihre Ideen für den Aufbau von administrativen Abläufen von Anfang an miteinbringen. Der Boutique-Charakter der Firma soll auch künftig beibehalten werden, d.h. das Team wird überschaubar bleiben und so kommt es auf jeden Einzelnen an. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld an der Seite von motivierenden und international profilierten Partnern, die sich auf nicht nur auf Ihren professionellen Support freuen, sondern auch auf Ihre pro-aktive Arbeitsweise zählen. Die Unternehmensgründer haben den Anspruch, Tradition und Innovation miteinander in Einklang zu bringen und dabei steht eine qualitativ hochstehende Dienstleistung im Fokus. Sie wiederum sorgen mit Ihrer vorausschauenden Planung dafür, dass Ihre beiden Vorgesetzten stets bestens vorbereitet sind. Das Aufgabengebiet ist breit gefächert und umfasst die gesamte Bandbreite vom Office-Management bis hin zur persönlichen Assistenz. Als Schnittstelle sorgen Sie für einen reibungslosen Kommunikationsfluss, planen Termine und Reisen, erstellen Berichte und Präsentationen und legen Korrespondenz unterschriftsreif vor. Für Ihren Chef bedeutet das: die Rechtschreibung ist geprüft und die Formatierung sitzt. Nicht zuletzt filtern Sie telefonische und schriftliche Anfragen und treffen bereits erste Vorkehrungen zu deren Erledigung.

Wir sprechen Kandidatinnen an, die eine kaufmännischen Ausbildung absolviert haben und bereits einige Jahre im Berufsleben stehen. Auch ein etwas unkonventionellerer Werdegang oder ein Quereinstieg aus der Hotellerie ist denkbar. Vorbedingung sind jedoch folgende Aspekte:

  • Sie haben bereits Erfahrung in der Administration gesammelt und beherrschen MS-Office
  • Sie verfügen über eine stilsichere Ausdrucksweise in Deutsch, sprechen gut Englisch
  • Sie sind eine versierte Anwenderin aller modernen Kommunikationsmittel

Letzteres möchten wir sogar ins Zentrum rücken. Ihr Chef ist immer am Puls der Zeit, verfolgt die Neuerungen im digitalen Markt (Business Apps, Smartphone etc.) ausgesprochen interessiert und würde gerne mit einer Person arbeiten, die sich für diese Themen ebenfalls begeistern kann. Idealerweise erstellen Sie Präsentationen also bereits mit Hilfe von «Prezi» statt mit PowerPoint. Auch wenn die elektronische Korrespondenz inzwischen vielerorts die schriftliche ersetzt, mangelt es Ihnen auch hier nicht an Akkuratesse und Sie lassen Sorgfalt walten bei allem, was Sie in Angriff nehmen. Wir suchen eine Generalistin, die Freude daran hat, ein kleines Büro aufzubauen und ihren Aufgabenbereich dabei sukzessive erweitern möchte. Unabdingbar hierfür sind flexibles Denken und Handeln, das es Ihnen erlaubt, rasch zwischen verschiedensten Anforderungen hin- und her zu switchen. Vor allem aber sehen Sie selber, welche Arbeiten zu erledigen sind und nehmen diese lösungsorientiert an die Hand. Die Firma repräsentieren Sie mit Charme, Niveau und gewinnendem Auftreten. Es macht ganz einfach Freude, mit Ihnen zu arbeiten.

Im Gegenzug erwarten Sie spannende Aufgaben und der Freiraum, selbständig arbeiten zu können. Das alles in einem schönen und stilvollen Ambiente mit ausgezeichneter ÖV-Anbindung. Ihr engagierter Einsatz spiegelt sich in einer leistungsabhängigen Komponente wider, denn Ihre Vorgesetzten lassen Sie am gemeinsam erarbeiteten Erfolg teilhaben. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit aussagekräftigem Motivationsschreiben, das Ihre gute sprachliche Ausdrucksweise bereits reflektieren sollte und uns neugierig auf Ihre Person macht. Bitte senden Sie Ihr Dossier, das Sie in zwei PDFs zusammengefasst haben (Anschreiben, CV mit Foto und Zeugnissen; < 5 MB) – denn Sie wissen, wie das geht – per E-Mail an
info@da-beratung.ch, Kennziffer UB-11-16. Für Fragen steht Ihnen Ute Barnickel gerne telefonisch zur Verfügung.


Denise Ammann & Partner AG – seit 40 Jahren
Executive Assistants
Florastrasse 49, CH-8008 Zürich
Telefon +41 44 421 77 11, Fax +41 44 421 77 12
info@da-beratung.ch, www.da-beratung.ch


Zur Verbesserung der Lesbarkeit wird in diesem Inserat die weibliche Form verwendet. Diese impliziert aber immer auch die männliche Form.