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Office Managerin / Office Manager mit Organisationstalent (80 - 100 %)

Amt für Informatik und Organisation
Zug

2W

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Office Managerin / Office Manager mit Organisationstalent (80 - 100 %)

Deine Aufgaben

  • Du erledigst allgemeine Administrations-, Logistik- und Organisationsaufgaben inkl. Telefon und Empfang, koordinierst Termine und erledigst Korrespondenz
  • Du übernimmst Sachbearbeitung im Personalwesen (Mithilfe bei der Rekrutierung, Ein- / Austritte, Erstellen von Zeugnissen und diversen Dokumenten) und bist Ansprechperson für die Mitarbeitenden im Zusammenhang diverser Personalanliegen
  • Du bist mitverantwortlich für die administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung und diverse Gremien (z.B. für Protokollführung) sowie für weitere Aufgaben zur Entlastung der Mitarbeitenden
  • Du hast ein Flair für zeitgemässe Präsentationen, unterstützt die Weiterentwicklung und Pflege der Webseiten des AIO (Internet / Intranet) und vermittelst Inhalte zielgruppengerecht (z.B. Newsletter)
  • Du organisiert Mitarbeiteranlässe und hilfst bei der Organisation von Workshops mit
  • Du bist verantwortlich für unser Records Management / Dokumentenablagesystem und arbeitest bei der Prozessadministration mit

Dein Profil

  • Du hast eine kaufmännische Grundausbildung mit entsprechender Weiterbildung (Direktionsassistent/in oder gleichwertig)
  • Weiterbildung HR-Assistent/in mit Zertifikat HRSE oder Sachbearbeiter/in Personalwesen edupool.ch von Vorteil
  • Du hast mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, wenn möglich im Umfeld öffentlicher Verwaltungen
  • Du hast ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams usw.) und überdurchschnittliche IT-Affinität
  • Du bist ein Ass in der Kommunikation, der Erstellung von Präsentationen und hast eine stilsichere, einwandfreie Ausdrucksweise in Deutsch (Wort und Schrift)
  • Du bist ein Organisationstalent, hast Visionen und optimierst deinen Verantwortungsbereich mit hohem Anspruch an die Qualität
  • Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit zeichnen dich aus und du verfügst über eine hohe Sozialkompetenz

Unser Angebot

«Mit unseren Services begeistern wir Zug». Für uns bedeutet dies, täglich mit Leidenschaft fortschrittliche Lösungen für einen einfachen, sicheren Zugang zu Services zu gestalten. Damit unterstützen wir unsere Kunden in ihrer Tätigkeit und stärken die Position des Kantons Zug als attraktiven Lebens- und Wirtschaftsraum.
Wir sind ein cooles Team mit viel Verantwortung, Selbständigkeit, Mitbestimmung sowie Gestaltungsfreiheit in einem flexiblen Arbeitsumfeld. Wir sind bereit, Vorurteile gegenüber «der Verwaltung» zu widerlegen!

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