Teamleiter/in Administration 80-100%

Why do we need you?

Für das Lead Sekretariat am Standort Baden-Dättwil suchen wir ab sofort oder auf den nächstmöglichen Eintrittstermin, eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit.

Is this job for you?

Aufgabenbeschreibung:

• Verantwortung für den gesamten administrativen Ablauf des Sekretariats, einschliesslich Termin-, Kalender- und Fristenüberwachung sowie Dokumentenmanagement
• Telefonische und schriftliche Kommunikation nach innen und aussen, Postbearbeitung (In- und Ausland) sowie alle administrativen Tätigkeiten am Empfang
• Enge Zusammenarbeit mit der Leiterin Administration, inklusive aktiver Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Meetings und Geschäftsreisen sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz (E-Mails, Briefe etc.)
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -möbeln sowie Verantwortung für die reibungslose Büroorganisation und effiziente Arbeitsprozesse
• Unterstützung bei internen Projekten und Sonderaufgaben, Verfassen von Protokollen und Dokumentationen, Koordination von kleineren Projekten und Aufgaben in Eigenverantwortung sowie stellvertretende Leitung der Administration
• Personalführung der Sachbearbeiter/in, Praktikant/in und Lernenden inkl. Praxisbetreuung

Ihr Profil:

• Direktionsassistentin oder qualifizierte/r Sachbearbeiter/in mit EFZ/Fachausweis, Erfahrung im Büromanagement und Kenntnissen in moderner Büroorganisation. Auch für Absolvent/in einer höheren Fachschule in Business Administration geeignet, die erste Führungserfahrung sammeln möchten.
• Deutsch als Muttersprache (stilsicher) sowie gute Kenntnisse in Französisch und Englisch in Wort und Schrift; jede weitere Sprache ist von Vorteil
• Versierte IT-Kenntnisse, sicherer Umgang mit Microsoft 365 Office und Bereitschaft, KI-Tools in den Arbeitsalltag zu integrieren.
• Ausgezeichnete Organisations- und Multitaskingfähigkeiten, Kommunikationsstärke, Kundenorientierung sowie Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Herausforderungen gehen Sie proaktiv an, finden rasch praktikable Lösungen, arbeiten effizient und ruhig auch unter Zeitdruck und fördern ein kooperatives Arbeitsumfeld durch Ihre teamorientierte Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten

Benefits in joining us

• Vielseitiges Aufgabengebiet in einem internationalen und dennoch familiären Unternehmen
• Eine Firmenkultur mit Raum für Eigenverantwortung und unternehmerische Ideen
• Ein Umfeld, in dem Offenheit und Wertschätzung selbstverständlich sind
• Attraktive Anstellungsbedingungen mit überdurchschnittlichen Sozialleistungen
• Unterstützung bei Ihrer persönlichen Entwicklung