HR Coordinator 80%-100% (Ref. 2557) – Stadt Zug

Wir bringen Talente und Unternehmen zusammen – mit Leidenschaft und Expertise. Als führendes Schweizer Unternehmen im Bereich Executive Search & Recruitment sind wir spezialisiert auf die Vermittlung hochqualifizierter Fachkräfte in der internationalen und lokalen Pharma-, Biotech- und Medizintechnikbranche. Neben der klassischen Personalvermittlung stellen wir unseren Kunden auch spezialisierte Contractors zur Verfügung – von uns rekrutiert und fest bei uns angestellt, arbeiten sie bei unseren Partnerunternehmen.

Zur Verstärkung unseres engagierten Teams in der Stadt Zug suchen wir eine/n motivierte/n und kompetente/n:

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position übernehmen Sie die ganzheitliche Betreuung der HR Administration unserer Contractors sowie der Zusammenarbeit mit den Einsatzfirmen. Dabei sind Sie erste Ansprechperson für alle HR-relevanten Themen – vom Onboarding bis zum Austritt. Sie pflegen vertrauensvolle Beziehungen zu unseren Fachkräften und Kundenunternehmen und tragen so aktiv zur erfolgreichen Zusammenarbeit bei. Ihre strukturierte und detailgenaue Arbeitsweise gewährleistet effiziente und reibungslose HR-Prozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Sämtliche HR Administrationsaufgaben die es in einem Unternehmen gibt
• Erstellung von Verträgen für Verleih-Mitarbeiter und Einsatzfirmen, Einholen der Unterschriften
• Versand von On-/Offboarding-Unterlagen und Bearbeitung von Stammdaten in Abacus
• Führen der Onboarding Calls mit den neuen Contractors, Informationen über sämtliche Abläufe
• Beantragung von Arbeitsbewilligungen, Kontakt zu den Ämtern
• Anmeldung für Quellensteuer und Kinderzulagen, Erstellen der Arbeitgeberbescheinigungen
• Koordination von Austrittsvereinbarungen und Erstellung von Arbeitszeugnissen
• Stunden- und Spesenerfassung, Kontrolle von Stunden, Ferien, Spesen sowie Weitergeben der Information an die Buchhaltung für die Weiterverarbeitung zu Lohnabrechnungen
• Schnittstelle zur externen Lohnbuchhaltung
• Erfassen von Unfällen und Krankheit, Kontrollieren der Abrechnungen
• Bearbeiten von Lohnanpassungen, Pensumänderungen und Verlängerungen der Contractors
• Ansprechpartner für sämtliche Personalangelegenheiten für Contractors und Kunden
• Kontakt zu Ämtern und Partnern

Ihr Profil

• Sie bringen entweder eine abgeschlossene Ausbildung zur HR-Assistent/-in oder HR Fachfrau/-mann mit oder vergleichbare Qualifikation durch Erfahrung im Bereich HR, Payroll, Treuhand, Anwaltskanzlei etc.
• Alternativ haben Sie ein Bachelor oder Masterstudium abgeschlossen und suchen den Einstieg ins HR
• Sie freuen sich auf eine sehr breite Palette an HR-Administrationsaufgaben, alles von A-Z
• Sie arbeiten sehr genau, legen Wert aufs Detail, Sie sind gewandt im Umgang mit Zahlen, verlieren dabei die Übersicht nicht - und gleichzeitig kommunizieren Sie sehr gut und gerne
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sowohl schriftlich als auch mündlich
• Sehr gute Kenntnisse in Excel, idealerweise Erfahrungen mit Abacus
• Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit Fähigkeit in dynamischem Umfeld Fokus zu setzen

Tamara Godenzi freut sich über Ihre Bewerbungsunterlagen via unser Stellenportal (Lebenslauf, Diplome und Arbeitszeugnisse; kein Motivationsschreiben nötig).
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktnahme und sichern Ihnen absolute Diskretion zu. Gerne stehen wir auch für telefonische Auskunft zur Verfügung.