Office manager H/F, 100%, CDMax - Direction immobilière

A l'Hospice général, nous œuvrons pour le mieux vivre ensemble à Genève

Fondée en 1535 à Genève, notre institution accompagne les personnes qui, à un moment de leur vie, ont besoin d'un soutien le temps nécessaire pour (re)trouver une autonomie durable. Nous favorisons la réinsertion sociale et professionnelle des personnes à l'aide sociale, nous accueillons et hébergeons les personnes issues de l'asile que nous suivons dans leur parcours d'intégration. Enfin, nous participons à la lutte contre l'isolement des seniors.

Nous sommes plus de 1' 500 collaboratrices et collaborateurs répartis sur 60 sites sur tout le territoire du canton. Nous accompagnons plus de 35' 000 personnes.

En rejoignant notre institution, vous participerez à la réalisation de notre mission sociale, ancrée dans nos valeurs de collaboration, de respect, d'engagement et de bienveillance.

Dans un contexte où nos équipes évoluent dans des domaines exigeants et en mutation constante, nous mettons un point d'honneur à leur proposer des conditions de travail stimulantes: nous visons la diversité et l'inclusion, nous valorisons l'intelligence collective, incitons aux échanges et à l'innovation et favorisons la prise d'initiative et l'expérimentation.

Votre mission

Dans le cadre de la création d'un poste au sein de l'unité de coordination, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la direction en collaborant étroitement avec toutes les équipes de la fonction. Vous aurez la charge de la gestion administrative et participerez à la coordination de la communication interne et externe. Sur demande, vous collaborerez à l'organisation des événements liés à la fonction. Votre contribution assurera un soutien opérationnel essentiel aux diverses activités.

Principales activités

Accueil et gestion de la réception:

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs de la fonction.
• Assurer l'accueil téléphonique.
• Assurer le tri et la distribution du courrier.
• Assurer l'approvisionnement du matériel et fournitures de bureau (commandes, réception, stockage).

Soutien à l'organisation des événements et gestion des espaces de réunions:

• Identifier et réserver des lieux adaptés aux événements de la fonction.
• Assurer la préparation et la mise en place des salles pour les différentes réunions.
• Gérer la réservation et la logistique des salles de la fonction.

Communication et soutien administratif

• Collecter et diffuser les informations selon un plan de communication défini.
• Participer à l'amélioration des supports de communication et de présentation.
• Assister l'équipe de coordination dans la gestion de projets en apportant un soutien administratif.

Votre profil

• CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente.;
• Expérience avérée dans un poste impliquant accueil, coordination et gestion administrative.;
• Sens du service et excellentes capacités relationnelles.;
• Organisation rigoureuse et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365) et des plateformes de création graphique (Canva, Genially, Powerpoint etc.).
• Connaissances dans le domaine immobilier un atout;
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
• Dynamique et doté·e d'un excellent relationnel, vous faites preuve d'adaptabilité et n'hésitez pas à aller au-delà de vos missions pour contribuer efficacement aux besoins de l'équipe.

*Ce poste est à durée maximale. Suite à une directive institutionnelle, les candidatures de collaborateurs-trices au bénéfice d'un CDI ne peuvent pas être prises en compte pour ce poste.

Nous vous proposons

• Une culture d'entreprise ouverte et respectueuse;
• Un développement continu des compétences grâce à une politique de formation attractive;
• Des opportunités d'évolution de carrière et de mobilité interne;
• De vraies solutions pour favoriser un équilibre vie professionnelle -vie privée ;
• De nombreuses activités culturelles et sportives à vivre en collectif au sein de l'institution.

Taux d'activité : 100%

Type de contrat :CDMax 36 mois

Classe de fonction : 12

Date de début de la prise de fonction : 01.09.2025

Délai de postulation : 16.06.2025

Notre processus de recrutement

Il se déroule en plusieurs phases selon le type de poste, où chaque étape conditionne la suivante: analyse de candidature, entretien téléphonique et le cas échéant, test métier et/ou évaluation. Cette dernière est organisée dans nos locaux sur une demi-journée avec des managers de l'institution et en présence d'une personne des ressources humaines. Les candidats sont soumis à des exercices tant individuels que collectifs.

Ce poste vous intéresse?

Envoyez-nous votre dossier complet (lettre de motivation, CV, diplôme du plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail).