Leitung unseres Empfangs, 80-100%

Die Akademien der Wissenschaften Schweiz sind das grösste wissenschaftliche Netzwerk der Schweiz. Sie setzen sich für einen offenen Dialog zwischen Wissenschaft und Gesellschaft ein und beraten Politik und Gesellschaft in aktuellen Fragen. Zum Verbund gehören die vier Akademien der Wissenschaften, zwei Kompetenzzentren sowie die Plattform der Jungen Akademie Schweiz.

Suchen Sie eine vielseitige Aufgabe an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Gesellschaft und mit viel Publikumskontakt? Zur administrativen Unterstützung der Geschäftsstelle a+ suchen wir nach Vereinbarung (spätestens ab 1. Dezember 2025) eine Persönlichkeit für die

Aufgaben

In dieser spannenden Position tragen Sie die Gesamtverantwortung für die Leitung des Empfangs im Haus der Akademien. Unter anderem gehören dazu folgende Aufgaben:

• Empfang der Gäste und der Mitarbeitenden sowie die Bedienung der Telefonzentrale;
• Bearbeiten von Reservationsanfragen, koordinieren von Sitzungen sowie die Vorbereitung der entsprechenden Sitzungszimmer;
• Erste Anlaufstelle für die über 100 Mitarbeitenden in Bezug auf Anliegen zum Betrieb im Haus und Beratung bei der Planung von grösseren Veranstaltungen;
• Koordination mit dem Facility Management, der Hausverwaltung und Handwerkern;
• Unterstützung des Direktionsassistenten a+ bei verschiedenen Sekretariatsaufgaben;
• Führung einer Mitarbeiterin des Empfangs;
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Anlässen im Haus.

Anforderungen

• eine Fachausbildung im kaufmännischen Bereich oder abgeschlossene Matur;
• mehrjährige Berufspraxis und Führungserfahrung in einer ähnlichen Funktion;
• Organisationstalent, Flexibilität, Service- und Hands-on-Mentalität sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise;
• Freude an der Arbeit im offenen Empfangsbereich und freundlichen Umgangsformen;
• Deutsch oder Französisch als Muttersprache und gute Kenntnisse in der jeweils anderen Sprache, Englischkenntnisse von Vorteil;
• Beherrschung der gängigen Computerprogramme und Versiertheit in digitalen Anwendungen.

Bewerbung

Interessieren Sie sich für diese Aufgaben? Schätzen Sie ein kollegiales Team und einen Arbeitsplatz nahe beim Bahnhof Bern? Dann freut sich Herr Tom Hertig (bewerbung@akademien-schweiz.ch, +41 31 306 92 23) über Ihr vollständiges Bewerbungsdossier bis zum 13. Juli 2025.

Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Marianne Bonvin, Geschäftsführerin a+, marianne.bonvin@akademien-schweiz.ch oder Herr Tom Hertig, Leiter Finanzen und HR. 

Akademien der Wissenschaften Schweiz, Haus der Akademien, Generalsekretariat, Laupenstrasse 7, Postfach, CH-3001 Bern, Telefon +41 (0)31 306 92 20