Wir bei lilin ag sind ein engagiertes Architekturbüro mit rund 30 Mitarbeitenden mitten in Zürich-Wiedikon. Wir schaffen Orte, die sowohl funktional als auch ästhetisch ansprechend sind und einen kulturellen Beitrag leisten. Unsere Projekte umfassen Städtebau, Wohnungsbau, öffentlichen Bau und Denkmalpflege. Dafür suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung Verstärkung in der Funktion als
Verantwortliche:r für die Administration 60 - 80% (m/w/d)
Wir wenden uns an eine offene, kommunikative und dynamische Persönlichkeit, welche sich zum Ziel macht, sich neben der administrativen Verantwortung auch an der organisatorischen und inhaltlichen Ausrichtung des Büros mit neuen Ideen einzubringen.
Deine Verantwortung:
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufes
- Personaladministration, Bewerbungsprozess, Mitarbeiterbetreuung, ohne Lohnbuchhaltung
- Mitarbeit an Präqualifikationen, Ausschreibungen und internen Dokumentationen
- Mitarbeit an Projekten in Funktion Projektassistenz (Schriftverkehr, Zuarbeit Projektleitung, etc.)
- Unterstützung der Geschäfstleitung und Projektteams - vorausschauend, verlässlich, strukturiert
- Empfang, Telefon, allg. Schriftverkehr und Posteingang
- Koordination externer Dienstleister, technische Dienste, Materialbestellung
- Organisation von diversen Events
Du bringst mit:
- Kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position
- Fundiertes Wissen und praktische Erfahrung in der Administration
- Strukturierter Arbeitsstil, Überblick auch in komplexen Situationen – und Du packst einfach an
- Ob intern oder extern: Du kommunizierst klar, zielgerichtet und dienstleistungsorientiert – und findest auch im anspruchsvollen Umfeld stets den richtigen Ton
- Versiert in MS-Office, idealerweise auch b'Files und Adobe-Anwendungen (z.B. InDesign)
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
- Vertraut mit dem Architektur-, Ingenieur- oder Planungsumfeld oder bereit, es zu werden
Mit Deiner pragmatischen und charmanten Dienstleister-Persönlichkeit bist Du Drehscheibe für die Anliegen der Mitarbeitenden und Kunden. Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Dich aus.
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Ein aufgestelltes, kreatives Team mit flachen Hierarchien
- Ein schönes, lichtdurchflutetes Büro mit viel Raum für Austausch
- Eine offene Kultur, in der Du mitdenken, mitgestalten und mitwachsen kannst
- Flexible Arbeitszeiten, faire Bedingungen und Benefits
Fühlst du Dich angesprochen? Möchtest Du aktive Verantwortung übernehmen und mit uns die Zukunft gestalten. Das hochmotivierte Team freut sich auf Unterstützung und auf eine wertvolle Zusammenarbeit.
Wir sind gespannt auf Deine Bewerbungsunterlagen inkl. aussagekräftigem Motivatiossschreiben, Salärvorstellung und Deinem möglichen Startdatum per E-Mail.